
年度が変わって、弊社にも新人職員が入ってきました。特に私が所属する部署は頭を動かす仕事(クリエイティブな仕事)というよりは、手を動かすタイプの仕事が多く(作業量が多く)、タスク管理をしっかりしないとパンクしてしまいます。
毎年、パンクしてしまい管理職を巻き込んで、皆でフォローしなければならない職員が出てきます。ここ2年は、心を病んでしまい休職される方も出ています。
職場での立場が(少しだけ)上がり、私が直接的に新人職員に仕事の進め方を伝える機会は無いと思いますが、状況によってはタスク管理方法を伝える場面が訪れるかもしれないので、ここで私の考えるタスク管理方法を整理したいと思います。
タスク管理は“パズルを組み立てる”ようなものである
私はタスク管理はパズルだと捉えています。箱の絵を見て全体像を掴み、ピースを整理(四隅や端のピースの取り出しや色合いによるおおまかな配置の確認等)し、はめ込んで行く。
タスクも同様に全体像を把握した後、タスクを“to do”まで落とし込み、それらをスケジュール(カレンダー)に落とし込む。私はこの作業はパズルに近しいものだと捉えています。
イメージが湧くように、もう少し具体的に整理したいと思います。
ステップ1:タスクの棚卸し ー 全てを「見える化」する
タスクの細分化
タスク管理では、とにかくタスクの棚卸しをどこまで細かくできるかがポイントだと考えています。この時に大切なのは、何から手を付ければ良いのか考えることなく、すべきことにすぐ手を付け始められる状況まで(to doまで)タスクを細分化することです。
例えば、とある事業で出張に行くとします。出張にいくまでに新幹線のチケットを購入したり、出張に係る稟議が必要になります。ここでタスクを以下のように整理します。
- 出張について稟議する
- 新幹線のチケットを手配する
このようなタスクの棚卸しだと、出張について稟議するために何から手を付けたら良いのかわからず、頭を悩ませる時間が生じてしまいます。最悪の場合、起案についての動き出しが悪く、他の急ぎのタスクが生じて起案を後回しにしてしまうことも起こり得ます。
そこで、私は何から手を付けるのかを明確にするため、次のように可能な限りタスクを細分化しています。
- 出張について稟議する
- 起案に係る伺文を作成する
- 起案に必要な●●の資料を作成する
- 起案に必要な××の資料を作成する
- △△に起案に必要な○○の資料提供を依頼する
- 起案する
- 新幹線のチケットを手配する
- 乗車する新幹線の時間を検討する
- (同行者がいれば)手配する新幹線について相談する(了承を得る)
- システムで新幹線のチケットを申し込む
ここまで細分化しておけば、稟議をするのに何を作成する(取り寄せる)必要があるのか明確になり、一つ一つタスクを潰すことで業務を回すことができると思います。「乗車する新幹線の時間を検討する」といった、頭を使って考えたり、情報を収集することもタスクとして整理しているのも大切なポイントです。
細分化したタスクの整理
タスクをすぐに取り組める“to do”まで細分化した後は、各タスクを整理します。各タスクの所要時間と期限、取り組む順番を決めます。
なお私は、所要時間については具体的な時間ではなく「15分以内」「30分以内」「1時間以内」「1時間を超える」の4つに仕分ける程度にしています。あくまでも、この後のカレンダーに落とし込む際(スケジューリング)の目安にするものなので、厳密にする必要はないと考えます。
このタスク管理方法を教えると、「初めて取り組むタスクの所要時間がわからない」と言われます。それは当然のことなので気にする必要はありません。思ったより早く完了できた、想定よりも時間がかかったという経験を通じて、精度は高くなると思います。いきなり計画通り進められる人はいません。
ステップ2:タスクのスケジューリング ー 適切な位置に配置する
ここまでくるとパズルのピースの整理は完了です。ここからはピースをはめ込む作業になります。まずは定時に退社することを前提に細分化したタスクをカレンダーに落とし込みます。私の場合はGoogleカレンダーにタスクを書き込んでいます。
細分化したタスクの期限を踏まえて、優先順位を設けて落とし込みます。この時、定時の退社時間ギリギリまでスケジューリングはしません。目安としては始業から定時退社時刻の8割程度にスケジューリングします。そうすることで、突然降ってきたタスクに対応することができますし、予想よりタスクの消化に時間がかかっても、残業せずに終えられます。残業は、それでも定時退社時刻までに予定したタスクを終えられなかった時に行います。
前述の通り、最初は計画通りに進まないことの方が多いでしょう。でも、計画と実行を繰り返すことで、その精度は高まります。また経験学習により、タスクを消化するスピードも早くなります。
計画と実行を繰り返すのみです。
タスク管理は構造的に考える
ここまで、私が実践してきたタスク管理方法を整理してきました。仕事に慣れるまでは、「アレもコレもやらないと!」と目の前のタスクをとにかく消化するような仕事の進め方をしてしまいがちです。定期的にタスクを棚卸しする時間を設けると良いです。そんな時間が無いと思うかもしれませんが、結果的にタスクの棚卸しをした方が仕事は進みます。
そして、毎朝、今日すべきタスクをカレンダーに落とし込んで、着実にタスクを消化することがキャパシティオーバーでパンクしない一つの方法だと思います。


